Ahhh la documentation informatique, bien des informaticiens n’aiment pas la rédiger!
Pourtant, c’est la base de chaque environnement informatique autant pour une grande structure que pour une petite entreprise.
Dans cet article, je vous donnerais les pistes pour rédiger une documentation technique spécifiquement liée à l’environnement des petites entreprises.
Alors on s’y met?
Pour attaquer le sujet c’est par ici 👇
À quoi sert une documentation informatique?
Excellente question!
De par sa nature, chaque environnement informatique peut devenir complexe, il y a une multitude de périphériques, de configurations, de fournisseurs, de programmes, d’utilisateurs…
Ca en fait des choses!
Et parmi tous ces éléments, avoir une vue d’ensemble (La big picture comme je l’appelle) devient un élément très important.
Combien de fois il vous est arrivé de chercher des informations sur votre informatique:
- Quel est le modèle de Firewall que je possède?
- Combien y-a-t-il de postes utilisateurs dans mon entreprise?
- Quel est l'adresse IP de l’imprimante? 😉
Avoir une documentation est la base de votre infrastructure, celle-ci recensera vos éléments physiques et logiciels.
Elle permettra à vous et à votre informaticien de trouver rapidement une information.
De plus, ce document s’avère très utile dans bon nombre de cas:
- Vous souhaitez changer de prestataire informatique
- Vous cherchez une information sur vos sauvegardes
- Vous souhaitez planifier un nouveau projet IT
- Vous rencontrez un incident sur votre environnement informatique
Vous l’aurez donc compris: Documenter les informations de son système d’information s’avère primordial.
Vous réduirez ainsi le risque lors d’incidents informatiques et disposerez d’un inventaire de votre environnement.
Que doit contenir une documentation informatique?
Plein de choses!
Le but de cette documentation est de recenser les éléments physiques et logiciels de votre environnement informatique.
Alors si on détaille ça donne quoi:
La partie réseau
- La description de votre infrastructure réseau: Avec un schéma, c’est mieux!
- L’inventaire du matériel réseau avec modèle et adresses IP (Switchs, routeur, firewall)
- L’inventaire des points d’accès Wi-Fi
- La liste des adresses IP fixes
- La description du service de téléphonie
(Si cette partie est trop technique, vous pouvez directement passer au point 3 😊)
La partie données
- Liste des serveurs avec type, système d’exploitation et nature des données
- L'inventaire des partages de fichiers avec les permissions
- La description de l'environnement de messagerie avec la liste des boites mail
- L'inventaire des autres sources de données de l'entreprise (hébergeur cloud, comptabilité, solutions saas...)
- La description du système de sauvegardes avec les emplacements des données
La partie utilisateurs
- L'inventaire des utilisateurs de l'entreprise
- La liste des programmes utilisés
- L'inventaire des postes utilisateurs (type, modèle, OS, date d'achat)
- La liste des imprimantes et autres matériels présents sur le réseau
Il ne faut pas oublier également d'y ajouter tous les contacts de vos fournisseurs externes: Internet, téléphonie, informatique, comptabilité, electricité...
⚠️ Et un point super important : La documentation informatique ne doit pas contenir les mots de passe.
D'ailleurs, ce sujet est traité juste en dessous 👇
Comment gérer ses mots de passe en entreprise?
Ahhh la gestion des mots de passe, souvent je vois des personnes qui ont un simple document Excel ou Word avec toute la liste de leurs comptes …. 😢
Malheureusement, c’est ce qu’il ne faut pas faire
Il est vrai qu’avec le nombre de mot de passe que nous avons maintenant, nous pouvons être tentés de tout mettre dans un document ou d’avoir le même mot de passe pour tous nos comptes.
Je le redis: non, non et non!
La solution est simple: Utilisez un gestionnaire de mot de passe
Mais qu’est ce qu’un gestionnaire de mot de passe?
Il va s’agir d’un programme qui stockera de manière sécurisée tous vos comptes et mots de passe. Pour y accéder, vous aurez besoin d’un seul mot de passe!
Il y a de nombreuses solutions payantes ou open source qui existent sur le marché, et pour ma part je vous conseille Password Safe.
Voici le lien pour ceux qui souhaitent le tester
C’est un très bon outil open source qui est utilisable gratuitement sur votre poste Windows.
Le programme gère un fichier chiffré qui sera stocké sur votre poste. (Ou sur votre coud type OneDrive, Dropbox, Kdrive…)
Je vous recommande également de choisir un mot de passe complexe pour chiffrer votre fichier de mot de passe: Minimum 12 caractères en combinant minuscules,majuscules, chiffres et caractères spéciaux.
Dernier point, veillez à bien conserver le mot de passe pour accéder au programme, car sans celui-ci votre fichier sera perdu.
Et oui, sécurité, il ne sera pas possible de le récupérer.
Le seul inconvénient de Password Safe est que vous y accéderez seulement sur votre ordinateur, donc oubliez le téléphone!
Dans mon cas, ça ne me pose pas de problèmes.
Conclusion
J’espère qu’avec cet article, vous êtes maintenant convaincu du bien-fondé d’avoir une documentation informatique pour votre entreprise.
Si ce n’est toujours pas le cas, je vous invite à relire le point 1, c’est par ici 👆
Et un point important à ne pas oublier: Cette documentation vie et donc doit être mise à jour à chaque changement dans votre environnement informatique.
C’est souvent un point qui fait défaut!
