Outlook c'est cool!
Je suis sûr que vous l’utilisez chaque jour sans vous rendre compte qu’une quantité de tâches peuvent êtres automatisées. C’est presque magique!
Je vous invite à découvrir mes 5 astuces préférées pour booster votre efficacité!
1. Les modèles d’emails
L’utilisation des modèles d’emails est une astuce super simple pour gagner du temps.
Combien de fois vous est-il arriver de?
- Rechercher des anciens mails (Certains stockent leurs modèles dans un dossier)
- Copier-coller le contenu
- Changer 2-3 mots
- Copier-coller l’objet
- Ajouter le destinataire et envoyer
Cela fait beaucoup d’étapes qu’il est tout à fait possible d’automatiser. D’ailleurs c’est souvent le but d’un informaticien!
On en vient au fait, connaissez-vous ce bouton?
Les actions rapides! Une invention géniale.
On va commencer par créer une action rapide. Vous pouvez suivre la procédure ci-dessous:
La première étape est de copier (CTRL + C) le corps du message que vous souhaitez utiliser.
Vous pouvez maintenant cliquez sur le bouton créer une action rapide :
Ensuite, on choisit le nom et le type de cette action. Dans notre cas, il s’agit d’un nouveau message.
Cliquez ensuite sur « Afficher les options »
Il reste maintenant à définir l’objet du message et copier-coller le corps dans le champ texte. Vous pouvez ensuite cliquer sur « Terminer ».
C’était rapide!
Et maintenant pour utiliser votre nouveau modèle, vous n’avez qu’à cliquer sur le bouton « Actions rapides » et sélectionnez votre message!
Un nouveau mail s’ouvre avec votre texte, magique!
2. Les catégories dans Outlook
Ahh les catégories dans Outlook, pour simplifier je vais parler de couleurs!
Les couleurs permettent de classer les mails et les rendez-vous. Ce qui est bien, c’est que vous pouvez catégoriser tous les objets dans Outlook et selon vos envies.
Vous allez me dire super! Mais est-ce que ça me fait vraiment gagner du temps?
Cela va dépendre de votre organisation. Pour ma part, je n’utilise pas énormément les catégories mais en les combinant avec les vues, on arrive à vite différencier ce qui est important ou pas.
Dans cet exemple, nous allons créer 4 catégories puis une vue afin de classer vos emails.
Les catégories utilisées seront : 1. Important & Urgent / 2. Important / 3. En attente / 4. Traité
Les chiffres sont importants à utiliser car ils permettront de trier par ordre de priorité.
Alors, première chose on va renommer nos catégories et choisir nos couleurs.
Cliquez sur le bouton « Indicateurs » (Menu Accueil en haut) puis « Classer » puis « Toutes les catégories »
Maintenant on va s’amuser à choisir nos couleurs et renommer chaque catégorie, vous devrez arriver à la deuxième capture ensuite.
Cliquez sur « OK » pour valider.
Ensuite on va classer nos emails, en faisant un clic droit sur le message puis en affectant une catégorie:
Il suffit de changer la vue en sélectionnant « Par Catégories » et magie vos emails se retrouvent par ordre d’importance:
Il est également possible d’affecter plusieurs catégories à un seul mail.
Une fois que le mail est traité, n’oubliez pas de le passer en catégorie « traité ».
3. L’envoi différé d’emails
Cette astuce est faite pour vous si:
Il vous arrive de rédiger des mails à 21h mais de ne pas vouloir les envoyer à 21h!
Très simple à utiliser, il suffit d’écrire votre nouveau message et de cliquer sur le bouton « Différer la livraison »
Et ensuite de sélectionner la date et l’heure de l’envoi:
Lorsque vous fermerez Outlook, un message vous indiquera qu'il reste des mails non envoyés. Cliquez simplement sur "Quitter Outlook sans envoyer les messages"
Attention: L’email ne sera envoyé que lorsque Outlook est démarré.
Si le lendemain matin, j’ouvre Outlook à 10h, le mail sera envoyé à 10h. (Et non à 9h comme dans l’exemple)
4. L’incontournable: Les règles de messages
Je pense que c’est l’une des fonctionnalités les plus connues d’Outlook.
Mais, quel est le but d’une règle?
Le but d’une règle Outlook est d’automatiser une action sur la base d’un évènement.
Je m’explique, par exemple il m’arrive de recevoir une newsletter chaque semaine. Cette newsletter, j’aimerais la conserver mais pas dans ma boite de réception.
Je souhaite qu’elle arrive directement dans un dossier. Ok, je vais automatiser cette tâche en filtrant par l’expéditeur.
La première chose est de créer un contact avec l’adresse mail de l’expéditeur de ce message puis de cliquer sur « Fichier » (En haut à gauche de votre application Outlook)
Cliquez ensuite sur « Gérer les règles et les alertes »
Cliquez sur « Nouvelle règle »
Sélectionnez «Déplacer les messages d’une personne spécifique vers un dossier »
Remplissez les informations demandées sous l’étape 2 (Expéditeur et dossier), puis cliquez sur Terminer.
C’est un jeu d’enfant.
Les mails provenant de cet expéditeur seront désormais classés automatiquement dans le dossier correspondant!
5. La fonction "assurer un suivi" pour le destinataire
J'adore cette fonction! Elle permet de relancer un destinataire sans le faire!
Vous envoyez une demande de tâche à quelqu'un avec une deadline ⌚
Le jour arrive et rien, qu'est-ce que je fais?
Je relance manuellement! ❌
(Mais ça prend du temps)
Heureusement Outlook a pensé à nous avec la fonction "Assurer un suivi" ✅
Beaucoup de personnes l'utilisent déjà, mais la plupart ne sont pas au courant qu'il est possible de l'appliquer à un destinataire.
Alors comment on fait 🤔 ?
Ouvrez Outlook et composez un nouveau message, le bouton se trouve en haut.
Cliquez sur le drapeau rouge et choisissez "Ajouter un rappel" 👇
Cochez l'indicateur pour les destinataires et le rappel, choisissez la date!
Maintenant vous n'avez plus qu'à envoyer votre mail!
Et du côté du destinataire, il reçoit quoi?
(Ca peut être un peu intrusif cette technique 🤔)
Déjà, il faut qu'il utilise Outlook sinon la technique ne marchera pas!
La première chose est que les mails avec suivi apparaissent en surbrillance.
La deuxième chose est qu'à l'heure voulue une fenêtre de rappel apparaitra 👇
Au top! 👏
Après si votre destinataire ne réponds pas 🥹, c'est son choix!
L'astuce Bonus: FindTime
FindTime est l'alternative à Doodle sur Outlook. Ce complément permet de planifier facilement des réunions à plusieurs personnes.
L’organisateur d’une réunion va choisir plusieurs créneaux de libre, ajouter des destinataires puis envoyer son mail!
Ensuite, il n'y a plus rien à faire, tout est automatisé!
Le pré-requis: Vous devrez posséder une boite aux lettres hébergée sur Microsoft 365 et donc au minimum une licence «Exchange Online».
Malheureusement, cette fonctionnalité n’est pas disponible pour les serveurs de messagerie Exchange hébergés localement (= Exchange On Premises)
Si vous souhaitez en apprendre plus, un article est consacré à ce sujet, c'est par ici.
Conclusion
Les procédures ci-dessus ont été réalisées avec Outlook 365 et une boite aux lettres stockée sur Exchange Online (Microsoft 365).
Selon l’hébergeur de votre boite aux lettres, il ne sera pas possible d’utiliser l’ensemble des fonctionnalités. Microsoft Outlook étant le logiciel client du serveur de messagerie Exchange.
Outlook regorge de fonctionnalités étonnantes et pour ma part c’est l’un des logiciels que j’utilise le plus. Que ce soit sur mon ordinateur ou mon smartphone.
Vous savez maintenant ce qu’il vous reste à faire pour gagner du temps!
