Teams, on l’adore 😀 et il nous rend bien service.
Cette fois je reviens sur la fonctionnalité webinaire qui est présente maintenant depuis bien plus d’une année.
Malheureusement, la plupart des gens qui utilisent Microsoft 365 ne savent pas que cette fonctionnalité existe et utilisent parfois un produit tiers (Zoom, Google Hangouts…), qui peut leur engendrer un coût supplémentaire.
Du coup, je me suis dit que ça serait bien que vous testiez ce mode webinaire et pourquoi pas l’utiliser pour votre prochain event!
Alors, on attaque , c’est par ici 👇
Quelles licences 365 faut-il pour créer des webinaires Teams?
Il vous faudra une licence seulement pour l’organisateur, les participants n’ont pas besoin d’en avoir une pour rejoindre un webinaire Teams.
👉 La licence minimum requise est Microsoft 365 Business Standard
Et malheureusement, la licence 365 Business Basic n’inclut pas la fonctionnalité Webinaire dans Teams.
Pour plus d’infos: Vous trouverez la liste et prix des licences 365 Business sous ce lien
De quel matériel ai-je besoin pour proposer un webinaire sur Teams?
Bonne question, je vois encore beaucoup de personnes qui proposent un webinaire sans avoir un minimum de matériel professionnel.
Et il en est de même lorsque vous participez à des réunions en ligne, pour moi le minimum étant d’avoir un micro-casque de bonne qualité.
L’investissement n’est pas énorme, il y a des supers casques Jabra ou Logitech filaire pour environ 50.-
De mon côté, j’adore le micro RØDE NT USB, il a un son excellent et vous le trouverez d’ailleurs dans la plupart de mes vidéos 😉
Si vous avez un ordinateur portable assez récent, la plupart des caméras sont déjà en HD 720p, ce qui est suffisant pour un webinaire ou une réunion en ligne.
Pour améliorer la qualité, je vous conseille un modèle orientable et minimum Full HD 1080p.
Dernière chose, l'éclairage est vraiment important, il est désagréable d'avoir une source de lumière derrière vous. Comme par exemple une fenêtre = effet contre-jour 😢
Le mieux est d'avoir une source qui vous éclaire, donc face à vous. Il existe une multitude de modèles comme des lampes de table LED ou des Ring Light!
Quelles sont les fonctionnalités d’un webinaire Teams?
Vous devez déjà connaitre les réunions en ligne dans Teams :
1. On envoie un lien
2. La personne arrive dans une salle d’attente
3. On l’accepte ✅
4. GO, on débute le meeting
Pour le webinaire, c'est la même chose avec un plus un formulaire qui permettra à vos invités de s'inscrire.
Le formulaire est personnalisable, vous pouvez y ajouter vos logos et images, il y a également une section « Présentateurs » dans laquelle vous indiquerez une biographie ou un texte descriptif.
Vous aurez accès ensuite à un rapport de présence avec toutes les informations enregistrées par vos participants.
Simple donc, on s’y met et on crée notre premier webinaire Teams, c’est par ici 👇
Comment créer un webinaire sur Teams (étape par étape) ?
1. On ouvre son client Teams
2. Sous l’onglet Calendrier, choisissez « Nouvelle réunion » puis « Webinaire »
3. On remplit maintenant les paramètres de l’invitation, cette section concerne seulement vous et si besoin les autres présentateurs.
Il s’agira des détails du meeting qui sera enregistré dans votre calendrier
4. On attaque le formulaire d’inscription en cliquant sur « Afficher le formulaire d’inscription »:
C’est ici que vous allez remplir les informations qui seront présentes dans le formulaire que vous enverrez à vos invités.
En premier on commence par charger une image (En haut), c’est toujours plus sympa de mettre les couleurs de votre entreprise 🏢
On remplit également les informations de date, nom de l’évènement, description...
5. On ajoute maintenant les intervenants:
6. Si besoin, on ajoute des champs pour recueillir des informations auprès de vos participants:
On a déjà bien avancé, maintenant un clic sur « Enregistrer » pour voir ce que ça donne.
Vous pouvez également cliquer sur « Afficher dans le navigateur » :
Et si besoin de remodifier, cliquez sur « modifier » en haut à droite:
7. Je pense qu’on est pas mal maintenant, il nous reste à copier le lien d’inscription (lien en haut)
Revenez sur l’écran principal et cliquer sur « Envoyer »
Un rendez-vous est automatiquement créé dans votre calendrier
8. Top 👍, il vous reste à partager votre lien d’inscription avec vos futurs invités!
Lors de l’inscription, chaque participant recevra un mail de confirmation:
Avant votre premier webinaire, je vous conseille de tester le déroulement complet.
C’est mieux que d’arriver le jour J avec un effet démo 😬
Comment restreindre les actions des participants lors d'une réunion en ligne?
Votre réunion en ligne Teams est créée, mais vu qu'il s'agit d'un webinaire, vous allez sûrement vouloir restreindre les actions de vos participants.
Heureusement, il y a tout un tas d'options personnalisables avant et pendant le meeting!
Si votre réunion n'a pas encore débuté, ouvrez Teams et cliquez "Modifier" sur le rendez-vous:
Cliquez sur "Options de la réunion":
Voici toutes les options à disposition:
Vous pouvez donc choisir de:
- Restreindre qui peut avoir le rôle de présentateur
- Ne pas autoriser le micro ou la caméra
- Eviter la salle d'attente
- Ne pas autoriser la conversation
- ....
Ces options sont également configurables pendant votre réunion, comme par exemple la désactivation des micros:
Vous êtes maitenant prêt pour votre premier webinaire 🔥
Le jour J de votre webinaire arrive
Ne vous connectez pas à la dernière minute! 😬
Si vous souhaitez afficher la liste des participants, rien de plus simple:
Allez sous calendrier dans Teams et double cliquez sur votre évènement. Sélectionnez « Présence »
Puis démarrez la réunion en cliquant sur « Rejoindre »:
Les participants qui arrivent seront dans une salle d’attente, il suffit de les autoriser sur votre client Teams.
👉 Maintenant, c’est à vous de jouer !
Lorsque votre webinaire sera terminé, vous aurez accès aux statistiques de présence via le bouton du même nom.
Conclusion
Simple et rapide à utiliser, je recommande 👍
Le formulaire d’inscription vous permet de recueillir les informations de vos participants et automatise leurs inscriptions.
Donc un gain de temps non négligeable.
Pour ma part, je n’ai pas encore utilisé en vrai ce mode webinaire, mais je sais que la fonctionnalité existe, donc s’il m’arrive prochainement d'en organiser un, je serais prêt 😀
