Ahhh Forms, vous en avez sûrement déjà entendu parler et vous vous demandez à quoi ça sert.
Cet outil de Microsoft permet de créer des questionnaires en ligne et de recueillir les réponses d’une manière centralisée.
Il vous permettra de gagner du temps en automatisant cette tâche qui peut se révéler fastidieuse dans bon nombre de cas!
Dans cet article nous nous intéressons à la version incluse dans les abonnements Microsoft 365 Business. La procédure est également utilisable avec la version gratuite de Microsoft Forms.
Vous êtes prêt?
On attaque le sujet 👇
Microsoft Forms est-il gratuit?
La réponse est oui! Il existe en réalité 2 versions de Microsoft Forms:
- La version gratuite accessible avec un compte Microsoft
- La version incluse avec votre abonnement Microsoft 365 Business. Il faudra au minimum une licence Microsoft 365 Business Basic. (Vous trouverez le prix des licences Microsoft 365 sous ce lien)
Les 2 versions sont les mêmes, la version 365 permet en plus d’ajouter des permissions pour la consultation et l’édition de vos sondages.
Dans la suite de cet article, nous créérons un questionnaire dont le lien se trouvera à la fin.
Comment créer un questionnaire Forms?
En premier, connectez-vous à votre compte Microsoft et cliquez sur l’icône verte « Forms »
Vous pouvez également utiliser directement ce lien : https://forms.office.com
Si vous ne trouvez pas l'icône, il suffit de cliquer sur « Toutes les applications »
Cliquez sur « Créér un nouveau formulaire »
Remplissez le titre du formulaire et commencez à créer des questions en cliquant sur « Ajouter »:
Pour la première question, nous allons choisir un type « NetPromoter Score »
Ajoutez votre question, dans cet exemple la réponse à la question est obligatoire:
Nous allons maintenant ajouter une deuxième question de type « Choix ». Il suffit de sélectionner le bon type et de faire parler votre création!
C’était rapide🏃! J’ai maintenant mes 2 questions prêtes, nous allons jeter un coup d’œil sur l’aperçu:
Le rendu de la version mobile est top 👍
On passe maintenant à la personnalisation du thème.
Comment personnaliser le thème du formulaire?
Maintenant qu’on a nos questions, on va passer à la partie personnalisation.
De mon côté, j’aime bien qu’un formulaire reprenne ma charte graphique en incluant le logo de ma société.
Mais où peut-on personnaliser ce formulaire? 🤔
Simple, un clic sur « Thème » en haut à droite!
Nous avons maintenant accès à des modèles de thèmes, dans cet exemple je vais choisir d’entrer mon logo ainsi qu’une couleur personnalisée:
Entrez votre code couleur et le tour est joué.
Pour ajouter le logo de votre société, cliquez directement sur l’icône à côté du titre de votre formulaire et sélectionnez ensuite votre image:
Vous allez me dire, on ne voit pas bien ton logo 🤔
C’est normal, j’ai pris la version en blanc car le fond a été changé précédemment.
Vous verrez le résultat final à la fin de cet article.
Comment partager son questionnaire Forms?
Nous avons maintenant des questions, un super thème, que reste-t-il à faire?
Partager notre formulaire, voyons!
Tout se passe dans le menu en haut à droite, cliquez sur « Partager »:
Dans cet exemple, j’utiliserais seulement un lien que je partagerais ensuite. L’option « Raccourcir l’URL » est toujours appréciée! 😃
Il est également possible de générer un code QR, ceci peut-être très pratique pour l’afficher sur la porte de votre commerce.
Comment récupérer les réponses d’un questionnaire Forms?
Ca y est, vous avez partagé votre premier formulaire et vous souhaitez afficher les réponses!
Ca se passe par ici 👉 cliquez sur le bouton « Réponses »
J’ai de la chance, car je viens d’obtenir une première réponse 😅
Alors là, je trouve la vue particulièrement utile pourquoi?
- Le bouton « Afficher les résultats » permet d'obtenir les résultats détaillés par votant
- Le bouton « Ouvrir dans Excel » est mon préféré! Il vous permettra d'avoir un fichier Excel avec toutes vos réponses. Parfait pour l'organisation d'un évènement par exemple!
Et en plus de votre fichier, vous obtiendrez de jolis graphiques 📊
Vous avez également accès à la durée de remplissage de chaque résultat.
Dans cet exemple, le répondant a mis 6min45 pour répondre aux 2 questions. Il était sûrement un peu endormi 😉
Alors je l’utilise ce Forms?
Je vois encore beaucoup de personnes qui utilisent un simple mail envoyé à 40 personnes pour recueillir un avis.
Imaginez que derrière vous devez traiter les réponses une à une pour les intégrer ensuite dans un fichier Excel.
Il est également possible d'utiliser Forms pour numériser des processus de votre entreprise comme:
- Receuil d'avis de collaborateurs
- Formulaire d'évaluation de vos collaborateurs
- Organisation d'évènements avec traitement des réponses
- Recueil d'informations auprès de vos clients
- Sondage sur l'avis de vos clients
- Exercices avec évaluation automatique, très utile pour les enseignants et les formateurs! Il suffit de créér un questionnaire au lieu d'un formulaire. Vous pouvez attribuer les réponses et un nombre de points pour chaque question.
Tout est facilement automatisable avec Microsoft Forms. Ne vous en privez pas, cet outil est top 👍
Si vous souhaitez donner votre avis sur l’article, et par la même occasion essayer le rendu: c'est par ici 👇
https://forms.office.com/r/mXqZghNV21
Je finis par un conseil de vieux sage informaticien:
Lorsque qu’il est possible d’automatiser une tâche répétitive, faîtes-le!
Ceci vous fera gagner un temps certain et permettra de vous consacrer au cœur de votre métier! À bon entendeur.
